一、總體
綜合檔案管理系統(tǒng)具有以下特點：成熟、穩(wěn)定、實用簡便的電子檔案信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)有安全性、操作方便、可擴充性好等特點。系統(tǒng)建設(shè)時在技術(shù)實現(xiàn)上遵循成熟性和先進(jìn)性原則。主要包括對圖像單個\批量掛接（多種格式tiff、pdf、jpeg等）、系統(tǒng)設(shè)置、管理維護(hù)、數(shù)據(jù)錄入、條目數(shù)據(jù)導(dǎo)入\導(dǎo)出、查詢檢索、整理編目、借閱管理、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)備份、多種檔案類型管理、參數(shù)自定義等功能。
二、軟件特點
2.1先進(jìn)性、可擴展性
該系統(tǒng)采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)，所提供的技術(shù)具有一定的先進(jìn)性，并與當(dāng)前或未來的新技術(shù)具有兼容性，系統(tǒng)具有不同級別的安全運行管理措施。同時把握住信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用方向，系統(tǒng)有可擴展，可升級，以順應(yīng)未來的發(fā)展。
2.2易用性
系統(tǒng)設(shè)計面向最終用戶，易操作、易理解、易控制；系統(tǒng)所出現(xiàn)的問題能夠及時預(yù)報并迅速解決。
2.3可維護(hù)性
提供的系統(tǒng)應(yīng)具有簡單、直觀、方便的維護(hù)和管理手段，盡量減少維護(hù)和管理環(huán)節(jié)。
2.4可靠性
系統(tǒng)運行應(yīng)穩(wěn)定可靠，支持7x24小時不間斷工作。
2.5標(biāo)準(zhǔn)化
該系統(tǒng)符合國家、行業(yè)、集團公司的檔案標(biāo)準(zhǔn)要求。
2.6軟件架構(gòu)
軟件為B/S架構(gòu)。
三、軟件具體功能
該系統(tǒng)具備符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)（著錄標(biāo)引、按“件”歸檔、立卷歸檔、組卷、拆卷、分類、銷毀、檢索、編目、統(tǒng)計、鑒定、借閱審批、利用、管理等），還具備管理多門類檔案（文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案、圖書檔案）及文件資料、科技資料、規(guī)程、圖書及其它資料的管理功能。從文件著錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進(jìn)行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應(yīng)提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。具體功能如下：
3.1數(shù)據(jù)著錄
檔案管理人員可以在自定義的界面下錄入（比如在EXCEL表格中進(jìn)行錄入工作，再靈活的導(dǎo)入軟件內(nèi)）、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接，可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。
用戶也可在軟件內(nèi)進(jìn)行項目、案卷和文件的錄入工作時，系統(tǒng)提供添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入等相關(guān)操作。
3.2借閱管理
能對軟件內(nèi)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的查詢并且進(jìn)行借閱功能。
可根據(jù)每人所賦有的權(quán)限的不同來分別進(jìn)行檔案的借閱管理工作。權(quán)限越高的人員可借閱和瀏覽電子檔的范圍越廣。并且要可在軟件內(nèi)設(shè)置相關(guān)檔案不同的借閱申批流程。
3.3統(tǒng)計功能
具備統(tǒng)計各類型檔案相關(guān)數(shù)據(jù)（文件數(shù)量、案卷數(shù)量、銷毀數(shù)量、照片數(shù)量等）的功能。為全部統(tǒng)計、年度統(tǒng)計、保管統(tǒng)計、分類統(tǒng)計、年度分類、年度分類期限和年度全息信息數(shù)提供準(zhǔn)確數(shù)字。并能增加自動采集匯編功能。
3.5數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)要求
充分滿足大容量數(shù)據(jù)存儲（至少滿足2T圖像數(shù)據(jù)存儲及檢索）和利用的要求，并保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。
3.6安全性要求
該軟件提供安全可靠的加密及身份認(rèn)證等安全保密機制，而不完全依靠數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)自身的安全措施。系統(tǒng)采用多層密碼驗證的方法，能夠?qū)τ脩鬒P地址和MAC地址進(jìn)行認(rèn)證，將用戶分級管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，建立良好的安全保障機制，確保系統(tǒng)安全；確保電子檔案的原始真實性。
3.7檔案信息檢索
能提供互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限查詢方式；B/S客戶端需提供在線收集、檔案編研、借閱信息、預(yù)約信息、檔案員審批、領(lǐng)導(dǎo)審批、賦權(quán)申請結(jié)果、系統(tǒng)配置等功能。
1）系統(tǒng)查詢方式：
? 普通查詢：讓用戶不需要知道詳細(xì)的信息就可以檢索到相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)；
? 全文查詢：用戶可以組合查詢條件，得到精確的查詢結(jié)果；
2）系統(tǒng)用戶管理
? 支持單點登錄；
? 用戶權(quán)限（角色）管理：對市機關(guān)的檔案用戶進(jìn)行授權(quán)管理，包括增刪改用戶和用戶組，用戶和組用戶授權(quán)，權(quán)限包括瀏覽目錄、瀏覽原文、原文下載、打印等權(quán)限。用戶信息可以錄入、導(dǎo)入；時機成熟時，可與市政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行統(tǒng)一身份認(rèn)證連接。
? 站點監(jiān)控、日志管理；
? 備份恢復(fù)管理；
3.8完整性要求
文檔的獲取、采集、掛接、存儲、管理、檢索、統(tǒng)計和發(fā)布等各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)之中，形成一個閉環(huán)的管理。
3.9可擴展性要求
系統(tǒng)的設(shè)計之初，將產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的可擴展性。滿足隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過自擴展的方式適應(yīng)新類型的文件、檔案和資料；業(yè)務(wù)處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，并能在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)新的需求。建立系統(tǒng)優(yōu)秀的可擴展性能延長系統(tǒng)的生命周期；系統(tǒng)可以瀏覽多種文件格式（像常見的文本、表格、各類圖形圖像和數(shù)據(jù)庫文件），瀏覽掛接的電子文件時，無需安裝外圍軟件即可以支持office系列、PDF、BWG等200種格式以上文件，并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新文件格式。
